Kapitel 9 Smarta arbetsverktyg - om genvägar till ett effektivt konsultliv!

“Om vi inte disciplinerar oss själva, så kommer världen att göra det åt oss.”
William Feather, författare och publisher

Med en dator, telefon och en kopp kaffe kommer man långt som entreprenör. Och genom att addera några smarta arbetsverktyg och ett par enkla processer blir livet som företagare ännu smidigare! I det här kapitlet har vi samlat ihop de bästa tipsen och idéerna från konsulterna i NOX-nätverket som hjälper dem att arbeta smartare och mer effektivt.

Idag finns det gratisverktyg för nästan allt du behöver göra som företagare, oavsett om du ska bygga ditt företags hemsida, om du ska skaffa ett bokföringsprogram eller om du vill ha en app för att hålla reda på dagens to-do:s. Men det kan vara svårt att hitta guldkornen bland alla nya gratisprogram. Ett bra ställe för att reda ut vad man egentligen behöver är sajten Lifehack.org: de har bland annat gjort en lista på 30 bra gratis webbverktyg och appar för företagare inom olika kategorier. Ett annat tips är att be andra konsulter och företagare i ditt nätverk om tips på de bästa gratis-verktygen som de använder.

Du kan också använda nätet till att upphandla tjänster som du behöver hjälp med i uppstarten: design av logotype, utveckling, osv. Det finns massor av marknadsplatser för tjänster och frilanssajter där man kostnadsfritt kan få in offerter från konsulter över hela världen – ofta till en bra kostnad.

Jag vill rekommendera fler företagare att upphandla och köpa tjänster och program på nätet. När vi skulle bygga en egenutvecklad webbapplikation för ett av våra företag var vi i kontakt med lokala utvecklingsbyråer. Samtidigt lade vi ut en offertförfrågan på 99designs.com för design av användargränssnittet och på crew.co för utvecklingen av applikationen. Till slut anlitade vi en designer i Rumänien och ett utvecklingsbolag i Makedonien. Vi fick tillgång till mycket duktiga och erfarna resurser som designade och utvecklade en utmärkt webbapplikation för ca 30 procent av kostnaden som det hade kostat i Sverige.

/Mark Zeise

När det gäller ekonomi och redovisning är det såklart viktigt att ha ett bra bokföringsprogram, eller överlåta bokföringen till en extern konsult. Men i övrigt behövs sällan några avancerade ekonomisystem för ett nystartat bolag. Man kommer otroligt lång med ett kalkylprogram som t ex Excel – antingen gör du egna mallar och ark utifrån dina behov, eller så söker du på nätet, det finns mallar för i princip allt!  

 Det tog mig lite tid att hitta lagom nivå för att ha kontroll på min företagsekonomi, utan att lägga ner för mycket eller för lite tid på uppföljning. Numera styr jag företaget med hjälp av två enkla Excel-ark: 1.Likviditet: Vad finns på kontot och vilka utbetalningar har jag. 2. Intäkter och kostnader månad för månad över året: I början av året lägger jag in en genomsnittlig kostnad per månad, samt prognosticerad försäljning. Vid slutet av varje månad, vid fakturering, noterar jag fakturerat belopp och månadens faktiska kostnader. Att vara disciplinerad är en förutsättning, samtidigt som man får mycket kunskap om sin egen affär.

/Agneta Kjellström

Många konsulter som går från anställning till egen verksamhet brukar initialt vara lättade över att slippa fyrkantiga och tidskrävande tidrapporteringssystem. Men efter några månader är det många som faktiskt börjar sakna någon form av tidrapporterings- eller time-management-system. Oavsett om man då väljer att göra sina egna mallar i ett kalkylprogram eller testar ett program eller en app för ändamålet är det bra att fundera igenom vad man vill få ut i slutändan: Är man i första hand ute efter att följa upp sin tid för att få ut bra underlag inför fakturering? Eller vill man ha stöd och struktur för hur man fördelar och planerar sin tid i olika uppdrag? Eller behöver man ha en kombination? Har man klart för sig vilka behov och underlag man vill få ut hittar man snabbare ett system som funkar!

På många stora företag finns det också processer för hur man fattar beslut, system för hur man driver projekt, rutiner för mötesdokumentation, osv. Verktyg och arbetsmetodik som nog inte är det första man väljer att implementera på sitt nystartade konsultbolag. Men om man har ambitionen att växa företaget och på sikt ha fler medarbetare är det bra att snabbt sätta egna rutiner och processer för de områden som är mest kritiska för att man ska nå framgång. 

För att hela tiden driva min verksamhet mot min övergripande målbild, har jag gjort en plan där jag listat mindre steg som leder till mitt stora mål. Dessa steg kan vara allt ifrån att fixa en betaltjänst för mobilen, till att ringa en kund eller boka ett viktigt möte.
Varje vecka, oftast på söndagar, gör jag en avstämning med mig själv och tittar på veckan som kommer och bestämmer vilka steg jag ska fokusera på denna vecka.

När sedan veckan börjar, blir det lite som att jag har skygglappar på och fokuserar på att beta av aktiviteterna. Nya idéer som dyker upp under veckan lägger jag till på min ”att göra lista” men under en kategori som heter ”nya uppslag”.
Nästa söndag när det är dags för min avstämning kan jag konstatera att jag gjort en hel del + att jag oftast har funderat på de nya uppslagen och kan omvandla dessa till aktiviteter för nästa veckas lista. Det här gör att jag behåller fokus och att jag blir nöjd när jag ser att det går framåt.

/Helena Höglund

När man är ett litet bolag med personer som känner varandra är det lätt att man fattar beslut på adhoc basis och utan att det dokumenteras. Mitt råd är att redan tidigt skapa strukturer för att fatta beslut även om ni tycker att ni inte behöver det! På företaget jag arbetar har vi använt oss av en enkel beslutslogg där besluten dokumenteras och systematiskt gås igenom under regelbundna möten. På så vis minskar risken för dåligt underbyggda beslut och att någon känner sig överkörd. Strukturen ger en ökad känsla av delaktighet, främjar styrningen i bolaget och skapar en ”ordning-och-reda”-kultur.

När vi står inför nya utmaningar kan vi dessutom alltid gå tillbaka i loggen och se hur vi resonerat och beslutat i likande frågor tidigare.

/Linda Widen

Att få och förverkliga idéer är grunden i ett utvecklande entreprenörskap. Men en del idéer och kreativa tankar kommer vid ”fel” tillfälle, och andra idéer vinner på lagring. Därför är det bra att ha systematik i hur man samlar in och bearbetar idéer innan man tar dem vidare.

I vårt bolag har vi en svart pärm där vi sätter in alla kreativa tankar, idéer och förslag vi kommer på. Nyttan med vår pärm är flera. Först och viktigast är att få ner tankarna medan de är aktuella, annars glömmer man fort. När vi formulerar och konkretiserar en idé i text tvingas vi också värdera våra egna tankar. Håller det här över huvud taget? Det är ett bra första test av idén. Test nummer två är att vi låter idén vila en tid i pärmen. Vi går sedan tillbaks till den igen och värderar den med lite distans.

Idéer som finns i vår pärm finns där länge, på gott och ont. Fördelen är att det ger möjlighet att fylla på med intressanta artiklar, företag och kontaktpersoner etc som kan ha med idén att göra. Nackdelen är förstås att vi borde ha förverkligat många fler idéer än vi faktiskt gjort. Att ta tag i nya idéer styrs för oss i hög grad av tillgång till tid. När vi har tid är det intressant att bläddra i pärmen, tänka och prioritera. Vilken idé är mest intressant att göra något av, vad ligger i tiden, hur ser marknaden ut idag?

En viktig lärdom är att skriva ner alla tankar, hur bra eller dåliga de än är. Bara en kort notering räcker. Vi försöker också att hålla pärmen och idéerna levande genom att fylla på med anknytande material. Det roliga jobbet är sedan att prioritera och förverkliga. Och du, den svarta pärmen kan förstås också vara digital!

/Gunilla Storhagen

När man sitter med ett problem eller behöver ta stora kliv framåt är det ibland svårt att komma igång eftersom man gör allt själv i en nystartad verksamhet. Jag har en sida på datorn (men det går lika bra med en anteckningsbok såklart) där jag skriver upp smarta tips som jag får när jag läser, pratar med någon, går på stan etc. Den kan jag ta fram och titta i när jag har utmaningar eller behöver inspiration!

/Christina Eriksson

Som konsult förväntas du ofta bidra med ny kunskap och nya insikter hos dina uppdragsgivare. Men att ständigt ha koll på den senaste utvecklingen och branschtrender kräver sin tid, speciellt om du har kunder i flera olika branscher. En bra lösning är att hitta sätt att få in omvärldsbevakning och trendanalys i ens dagliga vanor så att du håller dig kontinuerligt uppdaterad.

Som konsult kommer du att anses som ovärderlig om du inte bara löser dina uppgifter utan gör det med ny information och nya infallsvinklar. Men det gäller att ha en plan för omvärldsbevakning för att det ska ta lagom mycket tid! Här är mitt recept på kontinuerlig omvärldsanalys:

·      Gör en länksamling med sidor som du vet ger dig en samlad bild av nyhetsläget i branschen. Ta som vana att gå igenom dina länkar åtminstone en gång per vecka.

·      Gå på branschdagar och försök att sammanställa en branschanalys direkt dagen efter, vilka var talarna, vad lade man fokus på, vilka frågor var mest frekventa.

·      När du är ute hos kund, byt arbetsplats mellan varven så att du sitter på olika avdelningar. Då får du snabbt koll på vad som är de främsta utmaningarna just nu. Mitt hetaste tips är att börja med kundtjänst.

·      Prata med slutanvändarna/kunderna för att ta reda på vad deras utmaningar är just nu.

/Cecila Hjertzell

Jag har ett Excel-ark på datorn som heter ”begrepp & termer” där jag listar termer som jag använder för att beskriva min verksamhet både på svenska och engelska. När jag är ute och presenterar mig och mitt företag försöker jag att hålla mig till mina ”begrepp & termer” då ett konsekvent språk ger ett bra intryck och man blir tydlig med vad man gör. Dessutom skapar jag nya ”begrepp & termer”-ark för varje nytt uppdrag jag påbörjar, dessa uppdaterar jag vartefter – och de brukar göra succé när jag ska leverera dokumentation, där jag lagt till begrepp med förklaringar som en bilaga.

/Helena Höglund

Jag rekommenderar alla entreprenörer att läsa boken ” 4 timmars arbetsvecka: Konsten att leva mer och jobba mindre” av Timothy Ferriss. Att bara jobba fyra timmar i veckan låter ju för bra för att vara sant. Och självklart måste du räkna med att jobba betydligt fler timmar när du startar eget, särskilt under uppstarten. Men det som gör boken intressant är att författaren beskriver en livsstil som går ut på att etablera verksamheter på en nivå som gör det möjligt att dra ner på arbetstiden samtidigt som de generar pengar. Han menar därför att allt för stora bolag innebär för stor tidsåtgång och för stort ansvar, istället förespråkar han mindre bolag som genererar tillräckligt med inkomster för att kunna leva på, samtidigt som man kan börja dra ner på arbetstiden när de är väletablerade och processerna har automatiserats. Även om denna målsättning inte är rätt för alla så innehåller boken massor av matnyttiga tips och tankeställare för företagare, t ex hur du kan komma på en affärsidé, hur du kan testa marknaden för att se om idén håller, hur du kan marknadsföra produkten, hur du bygger ett företag och processer runt produkten, osv.

En av mina medgrundare och jag har båda behövt administrera och hantera många avtal och vi har saknat systemstöd för det. Vår idé var att utveckla en webbapplikation för att lösa detta, men utmaningen var att vi inte hade någon aning om hur stor efterfrågan var och om vi skulle kunna få ekonomi i det. Vi följde några av tipsen i boken och byggde en prototyp som vi marknadsförde på webben för att testa efterfrågan. På så sätt fick vi en realistisk bild av hur många som skulle kunna vara benägna att betala för tjänsten. Med hjälp av den informationen kunde vi göra en ekonomisk plan för att se lönsamheten innan vi gjorde för stora investeringar. Glädjande nog visade vårt test att det fanns en stor efterfrågan och nu är företaget i full gång!

/Mark Zeise

 

Checklista: 12 tips på smarta arbetsverktyg och genvägar till effektivitet

o     Börja med att inventera dina behov: vad finns det för moment under din arbetsdag, -vecka och –månad som kan effektiviseras eller underlättas med hjälp av system, rutiner och processer?

o     Var tydlig med vilket behov ett visst program ska hjälpa och vad du vill få ut i slutändan, det kommer att hjälpa dig att sålla ut rätt verktyg.

o     Testa gratisversioner! Det finns massor av smarta webbaserade verktyg att använda sig av för t ex tidsrapportering, projektplanering mm och många företag erbjuder första månaden gratis medan andra har light-versioner som är gratis. Utnyttja dessa för att verkligen se om det är verktyg som du behöver innan du köper hela paketet!

o     Ett bra ställe att börja utforska vilka verktyg du behöver och vilka gratisversioner som är tillgängliga, hittar du hos Lifehack.org: www.lifehack.org/articles/technology/30-essential-tools-and-web-apps-for-freelancers.html 

o     Exempel på smarta verktyg är: www.salesforce.com (säljstöd), www.themeforest.net (mallar och byggsatser för hemsidor), www.vismaspcs.se / www.speedledger.se (bokföring och fakturering), www.paymoapp.com / www.getharvest.com (projekt- och tidsredovisning)

o     Om du behöver hjälp med design, utveckling eller administrativa tjänster etc men har begränsad budget så testa att ta in offerter via internationella frilansnätverk, några exempel är: www.99designs.com (grafisk design), www.brickworkindia.com (administrativa tjänster), www.freelancer.com, www.upwork.com, www.crew.co (utveckling mm)

o     Inse möjligheterna med kalkylprogram som Excel: gör egna mallar eller ladda ner gratismallar!

o     Sätt en struktur för att samla in och hantera idéer som du får. Genom att snabbt skriva ner idéer tvingas du ofta konkretisera dem tillräckligt mycket för att känna om de är intressanta eller inte att utveckla vidare.

o     Ha veckovisa planeringsmöten med dig själv för att planera upp veckans jobb och utvärdera idéer som uppkommit under föregående vecka.

o     Starta en beslutslogg för att dokumentera viktiga beslut som du/ni fattar i bolaget, inklusive hur ni resonerade och vad som låg bakom beslutet.

o     Få in omvärldsbevakning i dina dagliga rutiner, t ex genom en bra länklista eller RSS-flöden, för att hålla dig uppdaterad utan att lägga för mycket tid på det.

o     Läs boken ” 4 timmars arbetsvecka: Konsten att leva mer och jobba mindre” av Timothy Ferriss och få inspiration till hur du kan skapa processer och effektivisera ditt arbete för att få mer tid över till annat.  

NOX CONSULTING SUMMERAR & REKOMMENDERAR:

Vi konsulter inom IT-branschen är ju oftast nyfikna på ny teknik och vi är snabba på att testa nya verktyg och lösningar. Det märks såklart även när det gäller våra arbetssätt och arbetsverktyg. Den största utmaningen för oss är inte att kliva över tröskeln och ladda ner en ny app eller koda en ny mall i Excel utan att långsiktigt använda de program vi valt och följa de rutiner vi satt. Nyckeln till att lyckas med det är att inte ha för mycket: utgå från dina viktigaste behov och hitta lösningar som matchar dem – då kommer de att automatiskt att användas!